Om tjänsten
I rollen som uppdragssekreterare har du många interna och externa kontaktytor och arbetar tillsammans med organisationens chefer och medarbetare för att skapa goda möten och processer med medlemskommunerna. Du kommer att vara kontaktperson gentemot olika delar av verksamheten.
Du ser till att allt praktiskt fungerar och att både mötesledare och mötesdeltagare har tillgång till den information och det stöd de behöver. Du ser till att ärenden och uppdrag hanteras korrekt i våra verksamhetssystem och följer upp så att ingenting hamnar mellan stolarna.
Arbetet bygger på nära kontakt med verksamheten och hög tillgänglighet, vilket innebär att merparten av arbetstiden är på plats på kontoret. Arbetsuppgifterna utformas enligt verksamhetens behov.
Huvudsakliga arbetsuppgifter:
- Administrativt stöd till chefer och processledare
- Dokument- och ärendehantering
- Medlemsadministration
- Organisera och kommunicera olika arrangemang, till exempel möten, seminarier, resor
- Teknikstöd vid möten
- Administrativt stöd före, under och efter möten, till exempel mötesbokningar, kallelser, handlingar och minnesanteckningar.
- Stöd med mötesmaterial
- Receptionsstöd, till exempel bemanning av receptionsdisk, beställning av mötesförtäring, café- och posthantering.
Du rapporterar direkt till kommunikationschefen och ingår i enheten för kommunikation och processtöd tillsammans med två kommunikatörer, en förbundssekreterare, ytterligare en uppdragssekreterare samt en lokal- och IT-ansvarig. Teamet har tydliga ansvarsområden och arbetar flexibelt utifrån verksamhetens behov. Vi stöttar varandra vid arbetstoppar och är prestigelösa med vem som gör vad.
Vem är du?
Vi söker dig med erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete från en kommun. Du ska ha erfarenhet från att skapa goda mötesplatser och att ge ett gott kundbemötande. Har du erfarenhet från en samverkansorganisation, har arbetat som nämndsekreterare i en kommun och/eller i dokument- och ärendehanteringssystemet Public360 är det extra meriterande.
Du är van vid digitala mötesverktyg såsom Microsoft Teams, och är trygg med tekniken, dela presentationer och hålla koll på chatten. Du är en van skribent som kan skriva både minnesanteckningar och protokoll. Du har mycket goda kunskaper i svenska, goda kunskaper i Word, Powerpoint som Adobe Acrobat och vet hur viktigt det är med tillgänglighetsanpassning.
Du är vänlig, social, har mycket god samarbetsförmåga och är kvalitetsmedveten och strukturerad.
Om verksamheten
Storsthlm är ett förbund som ägs av länets 26 kommuner. Vårt uppdrag är att främja samarbetet mellan länets kommuner genom dialog, erfarenhetsutbyte och gemensamma lösningar. Syftet är att stärka kommunernas möjligheter att nå sina mål om välfärd och service för medborgarna. Det kan handla om en gemensam gymnasieregion, överenskommelser med Region Stockholm eller samarbeten med myndigheter. På förbundskansliet i centrala Stockholm är närmare 50 personer organiserade i fem enheter; regional samverkan, kommunikation och processtöd, ekonomi och gymnasieantagningen. Vi sitter i trevliga lokaler nära Medborgarplatsen i centrala Stockholm med närhet till både tunnelbana och pendeltåg.
Information och kontakt
Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta rekryteringskonsult Gabriella Hedlund på Chefspoolen som hjälper oss med denna rekrytering på tel 0709955888.
Ansökan
Välkommen med din ansökan snarast via formuläret på Chefspoolens webbplats, dock senast den 21 mars 2024.