2020-11-25

Digitaliseringens ekonomiska effekter

Uppdragsbild

Hur arbetar kommunerna med digitalisering och kan vi se att den ger några ekonomiska effekter?

Det var frågan när länets kommunala ekonomichefer och digitaliseringschefer möttes i november för att dela med sig av erfarenheter och case kopplat till digitalisering och ekonomi.

Digitalisering är verksamhetsutveckling

En genomgående insikt är att digitaliseringen numera är en del av kommunernas vanliga verksamhetsutveckling. Knäckfrågan, hur vi får till ekonomiska hemtagningseffekter, är dock inte helt lätt att svara på. Det beror på hur man arbetar idag, vad digitaliseringen möjliggör att man gör istället, samt hur man mäter.

– Senaste åren har vi fått upp digitaliseringsfrågorna mycket tydligare kopplat till verksamhetsutveckling i ledningen. Faktum är att det aldrig har pratats så lite IT i ledningsgruppen, och aldrig så mycket utveckling. Vi vet ju att digitalisering är möjliggöraren för att förbättra servicen i kommunen, konstaterar Christer Lindberg, ekonomidirektör i Solna stad.

– Vi måste också förstå vad det är som driver kostnader kopplat till utveckling. Och att inte glömma den kommande förvaltningen när man räknar på vinsthemtagningen. Vi kan se att digitalisering alltid löser ett verksamhetsbehov och skapar någon form av nytta, men det är inte alltid säkert att det är en ekonomisk vinst, säger Helen Holst, CIO i Solna stad.

Trygghetskameror gav bättre nattsömn

Digitalisering utgår nästan alltid från ett konkret verksamhetsbehov. I Botkyrka funderade man på hur den nattliga tillsynen av brukare kunde effektiviseras. Dessa tillsynsbesök gjordes genom dubbelmannad personal, som ofta hade svårt att få tiden att räcka till både planerade insatser, tillsynsbesök och larmutryckningar. Dessutom väckte personalen ofta brukaren när de skulle titta till dem.

– Vi startade ett projekt 2019 genom att testa trygghetskameran hos 8 brukare, där vi på bestämda tider på natten tittade till brukaren genom en kamera, säger Virpi Söderlund, förändringsledare i Botkyrka.

Ett år senare har Botkyrka både ett stort antal nöjda brukare och nöjda medarbetare som lägger tiden på dem som har ett faktiskt behov av fysiskt besök.

– Lärdomen är att våga testa och utforska, mäta och se effekterna. Det svåraste har varit förändringsledningen och kommunikationen. Alla behöver vara med, från biståndshandläggare till dem som utför insatser hos våra brukare. I slutet av 2020 hade vi genomfört 9000 digitala tillsyner och nyttoeffekten har räknats till 0,9 miljoner kr på lönekostnader. Dessutom har vi sparat en transportsträcka på 11 000 km – vilket motsvarar en resa från Tumba till Luanda i Angola, säger Virpi Söderlund.

Övriga case som presenterades på seminariet:

Sollentuna: Arbetssätt för att våga utforska (Maria Ericsson)

Täby: Effektivisering och utveckling för Överförmyndarkansliet (Johannes Söderlund Henrik Berggren)

Södertälje: RPA – Robotic process automation (Tony Mccarrick)

Österåker: Verksamhetsutveckling genom Agilitetstrappan (Stefan Nyberg, Jörgen Sjöberg)

Upplands Väsby: Kommunens strategi för att med ledningens engagemang, finansiera och få fart på rätt utvecklingsprojekt med rätt effekt (Derk de Beer, Stig Fjeldheim)

Lidingö: Automatiserad boendeparkering utan inköp av nytt system (Per-Johan Gelotte)

Reflektioner från förmiddagen

– Det är jätteroligt att se att det finns så mycket engagemang i dessa frågor. Det finns en stark igenkänning i att alla funderar på hur man skapar rätt förutsättningar och hur man visar på nyttor och effekter. Och det är inte alltid så enkelt. Till exempel införde vi e-post på bredden i kommunerna för 25 år sedan, men kan vi mäta det i pengar? Har vi minskat antalet personer för att vi har fått bättre kommunikationsmöjligheter? Det säger Kristina Lundevall, digitaliseringschef i Stockholms stad, som deltog i seminariet.

– Det är viktigt att arbeta regionalt med digitaliseringsfrågor. Inte minst behöver vi Storsthlm som påverkansorganisation mot exempelvis Digg och regeringen kring digitalisering och utveckling av kommunal verksamhet. För vill vi skapa en effektiv digitalisering, då är de nationella tjänsterna jätteviktiga och där måste vi i länet samordna oss för att kunna föra fram kommunernas behov och krav.

Så här arbetar Storsthlm med digitalisering och ekonomi

Storsthlm har ett antal strategiska nätverk som arbetar med aktuella samverkansfrågor inom området, skapar förankring och dialog i beslutade uppdrag samt ger möjlighet till kollegialt erfarenhetsutbyte. Två av dessa nätverk är digitaliseringsnätverket, där länets alla digitaliseringschefer är med, samt nätverket för kommunal ekonomi, som samlar länets alla ekonomidirektörer.

Det här seminariet var en del i arbetet, och samlade 73 deltagare. På frågan vilken nytta seminariet gjorde fick vi svaret 8,8 på en tiogradig skala.

– Det viktigaste vi tar med oss är vilken sprängkraft och vilket krut som finns i kommunerna. Nu har vi skapat en scen där vi kan dela med oss och utbyta erfarenheter, säger Catrin Ditz, processledare för digitaliseringsfrågor på Storsthlm.

– Vi fick en crashcourse, så mycket kunskap och erfarenhetsutbyte samlat i ett kompakt format. Vi har genom det här sett prov på återanvändning i dubbel bemärkelse, både att man redan återanvänt inom kommuner, men nu också möjliggjort för andra att ta del av. Det finns en närmare koppling mellan digitalisering, verksamhetsutveckling och ekonomi, det hänger ihop och det fick vi se många exempel på, säger Nina Hammargren, processledare för kommunal ekonomi på Storsthlm.

.