Botkyrkas HR-organisation sätter omställningsuppdraget i centrum​

Kommunerna i regionen möter just nu stora demografiska förändringar, bland annat genom att elevunderlaget minskar och andra verksamheter växer. I Botkyrka har man inlett en gemensam omställningsprocess som innebär att kommunen går från att hantera förändring när den redan har inträffat, till att arbeta samordnat, proaktivt och långsiktigt.

– Processen innebär att vi etablerar ett gemensamt arbetssätt för omställning i hela kommunen, med samma processer, språk och ansvarsfördelning. Vi stärker också den centrala HR-funktionen, som analyserar kompetensbehov, samordnar rörlighet och stöttar cheferna genom hela förflyttningen, säger Lotta Mannerstråle, HR-direktör i Botkyrka.

Lotta Mannerstråle, HR-direktör Botkyrka kommun.

Att börja tidigt, menar hon, handlar om att skapa trygghet för medarbetarna och om kontinuitet i kommunens verksamheter.

Hur arbetar ni med att identifiera framtida roller och stötta omställning internt?

–  Vårt arbete bygger på tre delar. För det första bygger vi strukturer för intern rörlighet, där HR-center ska fungera som en nod för omställning, karriärvägar och matchning oavsett förvaltning. För det andra analyserar vi framtida kompetensbehov utifrån demografi, digitalisering, AI och verksamhetsförändringar, säger Lotta Mannerstråle. 

På så vis kan man tidigt se vilka roller som försvinner, vilka som växer och vilka som behöver utvecklas. 

–  Och för det tredje arbetar vi i dialog med medarbetarna i god tid. Vi väntar inte tills en verksamhet börjar krympa, utan pratar om möjligheter långt innan. Vi planerar att använda chefsresan och vårt kommande Learning Management System* (LMS) som stöd i utvecklingsplaner, omställningssamtal och kompetenskartläggning, berättar Lotta Mannerstråle.

Omställning ett gemensamt uppdrag

I Botkyrka har man valt att se omställning som ett kommungemensamt uppdrag, inte som enskilda punktinsatser. 

– Arbetet behöver börja i omvärldsanalys, demografi, prognoser och trender. Därifrån bygger vi en struktur där HR-center tar en central roll som stöd för rekrytering, intern rörlighet, karriärvägar och individuellt omställningsstöd.

Kommunen planerar även att utveckla modeller för exempelvis en vikariepool, så att man kan behålla anställningar under en upplärningsperiod och därefter matcha medarbetare mot nya uppdrag.

– På så sätt kan vi både ta hand om våra medarbetare och säkra kompetens där den behövs mest, säger Lotta Mannerstråle.

Hur ser du på HR:s roll i en decentraliserad organisation när det gäller att driva förändring och kompetensväxling?

– I en decentraliserad organisation är HR:s roll viktigare än någonsin, just därför att ingen verksamhet klarar omställning på egen hand. HR behöver hålla ihop helheten och skapa en gemensam riktning utifrån omvärld, ekonomi, demografi, digitalisering och kompetensbehov.

Cheferna ska inte behöva uppfinna omställningen själva. 

–  Genom att ta fram processer, chefsstöd, verktyg och ett kommungemensamt LMS bygger HR infrastrukturen för en fungerande kompetensväxling, säger Lotta Mannerstråle.

Viktigt ta hand om kompetensen

Vilka är de största utmaningarna du ser framåt när det gäller kompetensförsörjning i en krympande organisation?

–  Den största utmaningen framåt handlar egentligen inte om att rekrytera utan om att förflytta och ta hand om den kompetens vi redan har. När elevunderlaget minskar och vissa verksamheter krymper, samtidigt som äldreomsorgen växer, behöver vi kunna behålla våra medarbetare, utveckla dem och matcha dem till nya roller innan brist eller övertalighet uppstår. Det kräver modiga chefer, god struktur och en stark HR-funktion som leder och underlättar omställningen. 

Kort sagt handlar utmaningen främst inte om att hitta folk, utan om att skapa förutsättningar för våra nuvarande medarbetare att ta nästa steg inom kommunen.

Så jobbar Storsthlm med HR-frågor

Storsthlm har sex strategiska nätverk, varav ett består av länets 26 HR-direktörer eller motsvarande. De strategiska nätverkens uppdragsbeskrivning beslutas av kommundirektörsgruppen. För 2025 är uppdraget att nätverket ska bidra till att förverkliga Storsthlms strategiska inriktning samt utgöra en arena för regional dialog i kommunala HR-frågor. 

Det ska utveckla och effektivisera HR-processer och kompetensutveckling för att stärka välfärdssektorn, förbättra säkerheten och optimera resursanvändningen genom digitala arbetssätt, robotisering och gemensamma nyckeltalsrapporter.

Nätverket ska vidare verka för att öka säkerheten och beredskapen inom välfärdssektorn genom exempelvis förbättrade bakgrundskontroller och strategier mot välfärdsbrottslighet.

Dessutom ska nätverket verka för att förbättra kompetensförsörjningen genom att stödja omställningar mellan yrkesgrupper och samordna kompetensutveckling mellan kommunerna.  För att lyckas med uppdraget och för att få framdrift i de olika frågorna har HR-nätverket under året organiserat sitt arbete i fem olika ansvars- och arbetsgrupper. Nätverket leds av två medarbetare på Storsthlm.

* Ett LMS (Learning Management System) är ett digitalt system som samlar, organiserar och följer upp utbildningar, lärande och kompetensutveckling i hela organisationen.