Den här informationen gäller främst för huvudmän som registrerar eleverna direkt i UEDB men kan vara bra att ta del av även för andra användare.
Den första preliminära körningen i höst, för september 2025 genomförs vecka 34. Därefter skapas nya preliminära rapporter tisdagar och torsdagar inför den definitiva körningen den 15 september. De preliminära rapporterna hittar du i UEDB under mappen Rapporter/statistik och importerade rapporter. Det är mycket data som ska gå igenom så räkna inte med att rapporterna finns före klockan 15.
Viktigt att kontrollera rapporterna
Ni måste kontrollera rapporterna och speciellt om ni har fellistor och kreditlistor. När ni skapar nya preliminära rapporter raderas tidigare preliminära rapporter.
Elever som skolan tar emot och som inte antagits via Gymnasieantagningen i Stockholms län skriver ni in i UEDB. Friskolor utanför länet registrerar nya elever i samtliga årskurser då eleverna inte kommer med i inläsningen från Gymnasieantagningen i Stockholms län.
Elever som går ett fjärde år i gymnasieskolan ska registreras i ÅK4 i UEDB. För ersättning, kontakta elevens folkbokföringskommun innan registrering sker. Saknas ÅK4 på enheten i UEDB kontakta UEDB-support för upplägg av ÅK4. Elever som går i ÅK 3 avslutades automatiskt i juni, och är ett fjärde år aktuellt så måste man registrera in eleven på nytt i UEDB.
Dubbelregistrerade elever
Meddelanden skapas med automatik varje natt på eventuell dubbelregistrerade elever. Rätta dessa så snart som möjligt! Elever som är dubbelregistrerade vid mätdatumet den 15 september genererar ingen ersättning!
För elever som är dubbelregistrerade på en kommunal skola utanför Stockholms län, Håbo/Gnesta kommun eller Svenska utlandsskolan (ex i London, Paris, Spanien, Kenya, Bryssel) är det elevens folkbokföringskommun som hanterar i UEDB (inte kommun utanför länet, Svenska utlandsskolan eller UEDB-support). Exempel: En elev folkbokförd i Haninge är dubbelregistrerad på skola i Nyköping, Det är Haninge som måste hantera placeringen i UEDB. Kontakta då Haninge kommun.
Om en elev är antagen men inte börjar avslutar du eleven med samma avbrottsdatum som startdatum. Elever med start och stoppdatum i augusti raderas ut ur UEDB av UEDB-supporten . OBS! Om huvudmannen har en integration sköts elevplaceringarna där.
Mätdatum
Mätdatum för programpeng är den 15 september då körning görs. (Eleverna måste vara registrerade i UEDB senast klockan 21.00 den 14 september). När det gäller elever på studieväg med ett avtalspris behöver folkbokföringskommunen även ha tid att registrera beloppet innan den 15 september, gäller även tilläggsbelopp och avdrag.
Elever som registreras med startdatum före 31 augusti i UEDB genererar en programpeng för juli, augusti, och de elever som har en placering även den 15 september genererar peng för september. Elever som registreras med startdatum från den 1 september i UEDB genererar programpeng för september vid körningen den 15 september.
Elever kan registreras fram till 14 september klockan 21.00 med startdatum bakåt i tiden för att komma med i beräkningskörningen
Exempel
- Skolan registrerar eleven den 12 september i UEDB med startdatum 24 augusti. Skolan får då betalt för juli, augusti och september.
- Skolan registrerar eleven den 12 september i UEDB med startdatum 4 september. Skolan får då betalt för september.
- Skolan registrerar eleven den 15 sep eller efter den 15 september i UEDB med startdatum 4 september. Skolan får då inte betalt för september då det datumet är för sent inpå körningen. Skolan kontaktar folkbokföringskommunen för information om hur ersättning för september hanteras
Hantering av tillägg/avdrag/avtalspris inför körningen 15 september
Tillägg/ avdrag/avtalspris på elevnivå
- med startdatum i juli som saknar stoppdatum räknas en gång per månad (juli, augusti och september) vid körningen i september
- med startdatum i augusti som saknar stoppdatum räknas från augusti vid körningen i september
- med startdatum efter den 9 juni och med stoppdatum i augusti kommer vid körningen i september att räknas med för de månader som tillägget/avdraget/avtalspriset är giltigt.
Exempelvis kommer ett tillägg med startdatum den 1 sep och slutdatum den 30 sep att räknas med en gång för 1 månad i körningen i september.
OBS! Det går inte att lägga in ett tillägg med start och stopp för en månad i juli och augusti.
Tillägg/avdrag på enhetsnivå
Enhetstillägg/avdrag 1x pengen ska registreras för september om det ska gälla för 1 månad (start och stoppdatum satt i sep) vid körning den 15 sep.
Enhetstillägg/avdrag 3x pengen ska också registreras för september och om det gäller för 3 månader (då även för juli och augusti vid körning den 15 sep, start och stoppdatum satt i sep).
Klass
Klass används inte för beräkningen i UEDB men vill man använda klassbeteckning på eleverna i UEDB så finns beskrivet i handboken hur man gör, ingen support på frågor gällande klass
NIU-nationell idrottsutbildning
Skolor som har nya elever som läser med NIU behöver ändra studieväg på dessa elever så att ersättning för NIU betalas ut i september. Folkbokföringskommunerna lägger in enbart mellanskillnaden mellan NIU-lag och NIU-individuell sport i UEDB. Huvudman meddelar folkbokföringskommun vilka elever det gäller som läser NIU individuell.