Digitaliseringens ekonomiska effekter

Syftet är att ge en snabb överblick kring vad som händer i våra kommuner inom området för att också kunna föranleda att djupare kontakter tas mellan kommunerna för de delar som är relevanta för sin egen kommun. Det här är också ett tillfälle där kommunerna kan dela med sig av goda exempel på digitaliseringsprojekt som ökar medborgarnyttan och vilka ekonomiska effekter de väntas ha. Just de ekonomiska effekterna kan vara svåra att komma åt men det är samtidigt det som både politik och ledning eftersöker.

Vid det här tillfället presenterades en rad digitaliseringsprojekt, bland annat Nacka kommuns prisbelönta projekt för digital bygglovsprocess, digital vigselbokning från Huddinge kommun och digital posthantering från Sigtuna kommun. Inledningen stod Johannes Söderlund och Henrik Berggren från Täby kommun för.

Henrik Berggren från Täby kommun inledde webbinariet med att prata om ekonomin efter pandemin, och vad digitalisering kan innebära.

- Efter pandemin kommer de gamla problemen att finnas kvar. Vi måste göra stora investeringar i skola, äldreomsorg, förskola och offentliga anläggningar som badhus bland annat, och här måste vi effektivisera för att få kostnaderna att gå ihop. Vi måste få ned kostnaderna utan att tumma på vare sig utbud eller kvalitet och vi ser en stor potential i att frigöra resurser genom digitalisering. Sedan måste vi se till att nyttja resurserna på att upprätthålla den nivå vi har i dag och inte ryckas med och satsa på nya utvecklingsområden, sa Henrik.

Johannes Söderlund, också från Täby kommun, underströk att en lösning som fungerar för en kommun nödvändigtvis inte fungerar för er annan.

- Vad som är rätt lokalt skiljer sig mellan kommunerna, en lösning som är bra för oss kanske inte matchar en annans kommuns behov och förutsättningar. Varje kommun måste ta stegen och sedan är det upp till oss gemensamt att dela med oss av våra erfarenheter för att bidra till varandras utveckling, sa Johannes.

ROI som en drivande faktor

Ett konkret case som presenterades var digital posthantering i Sigtuna kommun. Inkommande post till kommunen ska hanteras i det nya systemet i stället för att hanteras manuellt. Här berättade projektledaren Joel Bonn om utmaningarna med att införa ett nytt digitalt system, som ju innebär kostnader, där man tidigare har haft manuell hantering som på papperet inte kostar något, och hur man då motiverar en sådan kostnad.

- Return-on-investment är något som vi i kommunerna generellt sett är ganska dåliga på, det är sällan vi tittar på det som drivande faktor och bara tittar på nyttoeffekterna. Vi har räknat på hur många arbetstimmar man tjänar på digital hantering, och framtida besparingar vi kommer att kunna göra med ett sådant här system på plats, berättade Joel.

Ekonomiska effekter, nyttoeffekter och framtida potential – så sammanfattade Joel syftet med projektet. Minskade kostnader på sikt, säkrare och snabbare hantering av invånarnas personuppgifter, högre mobilitet för medarbetare som inte måste vara på plats för att ta emot post och en förändrad attityd i organisationen.

- Det här har lett till en intern kulturförändring. När vi började med det här projektet fanns det en del motstånd men vi har fått med oss organisationen på tåget under resans gång och det gör det lättare att införa flera digitaliseringsprojekt i framtiden, avslutade Joel.

Kalkylera nyttan med digitalisering

Jenni Garper från Norrtälje kommun presenterade ett case om tjänsten E-kalkylen. I tjänsten kan medarbetare i kommunen beräkna hur många manuella arbetstimmar som skulle kunna sparas på digitalisering och ansöka om anslag.

- E-kalkylen skapar förutsättningar för oss när det gäller prioriteringar och styrning på verksamhetsnivå men också på kommunövergripande nivå. Verksamheterna kan köra ett eller flera flöden och processer och få en överblick av vilka som är mest resurskrävande och som skulle tjäna på digitalisering, och vidare kan vi identifiera de verksamheter där digitaliseringstakten är långsam, sa Jenni.

Ett uppskattat webbinarium

Processledaren Catrin Ditz som leder Storsthlms strategiska nätverl för digitalisering sammanfattade träffen.

- Detta webbinarium ringar in syftet med Storsthlm som en plattform för samverkan, att bygga värde för kommunerna genom att öppna upp för att dela erfarenheter. Det bekräftas av deltagarna som rankar nyttan av seminariet till 8.2 på en tiogradig skala. Mera sånt här!

Övriga case som presenterades

Sollentuna: Makerzone – en kreativ plats för digitalt lärande (Linda Ekstrand)
Nacka: Digital bygglovsansökan (Ali Nabi)
Huddinge: Digital vigselbokning (Charbel Sarkis)
Upplands-Bro: Publikt nät, har kommunal verksamhet ansvar? (Mattias Rindefors)
Stockholm: Koncerngemensamt ekonomisystem (Christian Forsberg)