För huvudmän som skriver in eleven direkt i UEDB rekommenderas metod 1 nedan.
De tre metoderna är:
1. I huvudmannens elevregister används personens korrekta personnummer och eleven registreras på rätt skolenhet. (Storsthlms rekommendation).
2. I elevregistret används ett fejkat personnummer, ofta kallat TF-nummer som är kopplat till ett fejkat namn, och eleven registreras på rätt skolenhet.
3. Eleven placeras inte på rätt skolenhet utan placeras på en fiktiv skolenhet i elevregistret med korrekta personnummer vilka endast ett fåtal personer i hemkommunen har behörighet att se.
- Med metod 1 kommer eleven in i UEDB med sitt riktiga personnummer men från Skatteverket med sekretessmarkering utan namn och adressuppgifter.
- Metod 2 genererar ingen uppdatering från Skatteverket och inget underlag för peng.
- Metod 3 kommer eleven inte in i UEDB och inget underlag kan skapas för eleven
5.1 Elevens korrekta personnummer används (Metod 1) rekommenderas
- Skatteverket levererar automatiskt uppgift om sekretessmarkering på personen till
Extens IKE/UEDB. - Information om personnummer och sekretessmarkering på personen förs över till
UEDB. - Personen som har sekretessmarkering skrivs in alternativt integreras in som elev i
UEDB. - Endast huvudmannen som har personen inskriven som elev ser uppgifter om eleven
direkt i UEDB. Hemkommunen kan därför inte lägga personliga tillägg (enbart tillägg på
skolenhetsnivå kan läggas men då utan några uppgifter om personen). - Personer med sekretessmarkering tas inte med i UEDB:s funktioner (manuell kontroll på
skolenhet samt placeringskontroll via E-post) för kontroll av dubbel elev. - Hemkommunen ser eleven på rapporten ”Utbetalning till huvudman”, men varken
personnummer eller namn visas. Om eleven blir placerad som dubbel elev ser endast
hemkommunen denna uppgift på utbetalningsrapporten, inte de inblandade
skolenheterna.5.2 Eleven skrivs in på rätt enhet med fejkat personnummer (metod 2) rekommenderas ej
- Ett fejkat personnummer används av skolenheten för att skriva in eleven i UEDB alternativt integrera eleven. Eleven har ingen sekretessmarkering utan behandlas som en ”vanlig” elev.
- Eleven uppmärksammas på huvudmannens fellista då folkbokföringsuppgifter inte kan hämtas från Skatteverket och folkbokföringsuppgifter saknas. Detta medför att ingen programpeng kan genereras för eleven då UEDB inte vet vilken som är betalande hemkommun.
- För att programpeng ska genereras krävs att huvudmannen kontaktar betalande hemkommun. Hemkommunen bekräftar att de betalar programpeng genom att kontakta uedb-support@storsthlm.se.
OBS! UEDB-support kan därefter markera eleven med rätt kommunkod och programpeng betalas ut. Byter eleven hemkommun uppdateras inte eleven via Skatteverket vilket innebär att fel kommun kan komma att betala för eleven.
5.3 Eleven skrivs in på fejkad enhet i kommunens elevregister (metod 3) Rekommenderas ej
- Skatteverket levererar automatiskt uppgift om sekretessmarkering på personen till UEDB.
- Information om personnummer, sekretessmarkering samt hemkommun på personen förs över till UEDB.
- Hemkommunens fejkade skolenhet integreras inte till UEDB, inga uppgifter om eleven förs över och ingen programpeng kan genereras av UEDB.
5.4 Personer med sekretessmarkering från antagningssystemet direkt till UEDB
Gymnasieantagningens antagningssystem använder TF-nummer utan koppling till det riktiga personnumret. Vid integration från gymnasieantagningen vid höstterminsstart kommer eleverna att föras över till UEDB på TF-numret.
Huvudmännen övergår helst till metod 1 ovan för sekretesshantering när eleven förts över till UEDB, vilket sker ungefär i mitten av augusti.
OBS! Viktigt att rätt personnummer skrivs in i UEDB för att huvudman ska få ersättning för eleven.
6 Elever med tf-nummer (ex asyl- eller diplomatbarn)
- Eleven har inget ”riktigt” personnummer. Därför används ett fejkat personnummer för att skriva in eleven i UEDB alternativt integrera eleven.
- Programpeng kan inte genereras.
- Eleven hamnar på huvudmannens fellista. För att programpeng ska genereras krävs att huvudmannen kontaktar betalande kommun. Hemkommunen bekräftar att de betalar programpeng genom att kontakta uedb-support@storsthlm.se.
- UEDB-support kan därefter markera eleven med rätt kommunkod och programpeng betalas ut. OBS! Byter eleven folkbokföringskommun uppdateras inte eleven via Skatteverket (inga kontroller går att göra) vilket innebär att fel kommun kan komma att betala för eleven.
- Får eleven ett korrekt personnummer bör eleven med TF-nummer sökas fram av de som
registrerar i UEDB och eleven hanteras i fliken ”Allmän Info” i UEDB. Ändra till korrekt personnummer så uppdateras personnumret mot Skatteverket.
7 Analysverktyget i UEDB
Kommunerna har behörighet till analysverktyget i UEDB.
8 Regional statistik
Kommunerna har behörighet till regional statistik. I regional statistik kan man via avidentifierade uppgifter bland annat följa elevplaceringar över tid i länet. Särskild behörighet krävs och läggs upp av UEDB-support.