2020-03-06

Vad vinner kommunerna på en effektivare offentlig upphandling?

Ellen Hausel Heldahl

Värdet av den offentliga upphandlingen uppgår till cirka 700 miljarder kronor per år. Det motsvarar en sjättedel av Sveriges BNP. Hur dessa pengar spenderas har stor betydelse för företagsklimatet, medborgarna och välfärden. Ett strategiskt förhållningssätt till offentlig upphandling är därför nödvändigt för att åstadkomma större nytta för varje skattekrona.

Många upphandlare vittnar om att kommunernas mål med upphandling är att försöka uppfylla lagkraven. Det vill säga att inte göra otillåtna direktupphandlingar eller fel i upphandlingen som kan leda till domstolsprocess. Det primära målet med alla inköp måste vara att uppnå värde för pengarna. I värde för pengarna kan också inräknas politiska mål såsom miljö- och social hållbarhet.

– Med en bättre strategisk upphandling kan kommunerna få mer värde för pengarna och en bättre styrning. Besparingspotentialen ligger på mellan 10-15 procent. Inköp kan också bidra till verksamhetsutvecklingen, säger Ellen Hausel Heldahl, jurist och expert på offentlig upphandling, Svenskt Näringsliv.

I rapporten Effektivare offentlig upphandlinglänk till annan webbplats presenterar Ellen Hausel Heldahl, en modell för ökad inköpsmognad. Modellen kan användas för att skapa en systematisk utveckling av inköpsarbetet för att främja utvecklingen av verksamheten och för att nå organisationens mål.

Inköpsmognad kan beskrivas som ett mått på hur verksamheten mår sett till ett inköpsperspektiv. Den hjälper verksamheten att gå från att vara operativ och reaktiv till att bli strategisk och proaktiv. Från att ha sett inköp som en stödfunktion kan verksamheten se att det kan bidra till framgång på marknaden.

Hur går man tillväga för att öka värdet för inköp?

Processen kan beskrivas i sju steg:

Ellens tre bästa råd inför en strategisk upphandling

  • Få politiken att förstå vilken betydelse upphandlingen har för verksamheterna för att ge större nytta och vinster.

  • Gör en fördjupad spendanalys, mät inköpsmognaden och gör egna jämförelser mellan verksamheterna. En spendanalys ger en bild över din organisations inköps- och leverantörsmönster. Att ha och att kunna läsa av ett spendanalysverktyg är centralt för att bli en bättre upphandlare.

  • Tänk funktionskrav i stället för ska-krav vid upphandlingar. För många krav på vad en leverantör ska klara av utestänger konkurrensen. Försök att skala ner ska-kraven och fundera på vilka ska-krav som är rimliga att ställa.

Läs mer om inköpsmognad och hur upphandlingsprocessen kan effektiviseras i rapporten Effektivare offentlig upphandling.länk till annan webbplats