Användarstöd för appen

Här hittar du rutiner och kontaktvägar för stöd i arbetet med appen för ungdomsmottagningarna.

RELATERADE FILER OCH LÄNKAR

Här finns information om var du vänder dig för stöd i arbetet med appen för ungdomsmottagningarna. Innehållet uppdateras och utökas löpande, allt eftersom nya behov och frågor uppstår i verksamheten.

På den här sidan hittar du följande avsnitt (Klicka på rubriken för att komma till rätt avsnitt) :

Behöver du hjälp?

Teknisk support

Visibas hjälpcenter har svar på de flesta frågorna. I appens användargränssnitt hittar du också Visibas bot som hjälper dig att navigera. Visibas kontaktuppgifter är:

Vardagar: 08:00-17:00​​
Telefon: +46 31 788 59 80​​
E-post: support@visibacare.com

För tekniska problem eller funktionsfel kontaktar mottagningens administratör Visiba. Exempel: appen startar inte, chatt fungerar inte eller appen visar felmeddelanden.

Verksamhetsnära frågor

För verksamhetsnära frågor om användning, rutiner, roller eller innehåll kontaktar du Storsthlm via e-post: umapp@storsthlm.se.
Exempel: tolkning av anvisningar eller behov av utbildning.

Administratörer

Varje ungdomsmottagning ska ha minst två lokala administratörer. En lokal administratör kan vara en chef eller kurator med extra behörighet i appen.

Lokal administratör

Har behörighet att:

  • Lägga till och ta bort interna användare.
  • Uppdatera information på mottagningens sida.
  • Ta ut statistik för mottagningen.

Global administratör

Storsthlm ansvarar för appens övergripande innehåll och funktion.

Storsthlm har behörighet att:

  • Uppdatera information på de allmänna sidorna, till exempel startsidan.
  • Lägga till och ta bort interna användare.

Kontakt via e-post: umapp@storsthlm.se.

Funktionen: Bjud in till besök  

Välj ”bjud in till besök” :

Om ungdomen har registrerat konto i tjänsten och du har dennes mobilnummer kan du bjuda in ungdomen genom att välja Ungdom och sedan söka på mobilnummer och välja ungdomen när hen kommer upp under Sök ungdom. Då kommer ungdomen få en notis om att mötet bokats och hittar bokningen under mina ärenden i tjänsten. 

Om ungdomen inte har ett registrerat konto i tjänsten, är det absolut bästa att du guidar ungdomen till att själv skapa ett konto och boka tiden som du lagt ut. Då kommer bokningen även finnas under mina ärenden i tjänsten för ungdomen. 

Det går också att bjuda in ungdomen som Gäst (OBS! samtycke krävs).

Gör så här: Välj Gäst under Lägg till deltagare. Välj sedan ett namn och lägg till mobilnummer eller email som du får av ungdomen och välj sedan ingen autentisering.  

Observera att denna bokning inte kommer kopplas till ett konto för ungdomen och därmed inte heller att synas i tjänsten under ungdomens pågående ärenden.  

Bjud in till videobesök (från ett meddelande) 

  1. I menyn under de 3 prickarna väljer du:  Bjud in till besök 

  1. I deltagarlistan kan du se vilka som kommer bjudas in till besöket. Klicka på: Nästa 

  • Observera att om ingen ungdom läggs till likt nedan så har ungdomen inte registrerat något nummer. Då kan du i stället välja att bjuda in ungdomen som gäst och fylla på med namn och mobilnummer för att lägga till ungdomen (se instruktioner ovan). Som informerats ovan kommer bokningen då ej kopplas till ett konto och kommer inte synas under ”Mina ärenden” för ungdomen. 

  1. Fyll i beskrivning av ärende (detta kommer kunna läsas av ungdomen), tid och uppskattad längd på besöket, klicka på nästa. 

  2. Skicka inbjudan (ungdomen kommer få en notis om att hen blivit inbjuden till ett videomöte).

Kurator skapar nytt meddelande 

Om ungdomen har registrerat konto i tjänsten och du har dennes mobilnummer kan du skapa ett meddelande till ungdomen. Innan ett meddelande skapas ska kuratorn säkerställa att ungdomen är införstådd med att hen kan kontaktas via tjänsten och att mobilnumret kan användas för detta ändamål.  

Gå till Mina Meddelande.

Klicka på Nytt meddelande och fyll i ungdomens mobilnummer. Är ungdomen registrerad ska hen komma upp under Sökresultat.

Klicka på ungdomens valda namn, skriv ditt meddelande och skicka det. Om ungdomen godkänt sms-notiser vid registrering av sitt konto så kommer ungdomen få notis om att hen har ett nytt meddelande. Ungdomen kan klicka på länken i SMS notisen som skickades, hen får sen logga in med sitt användarnamn och lösenord för att komma åt innehållet i meddelandet.  

Skicka meddelande om avbokning 

Viktigt! Eftersom ungdomen inte får avbokningsnotiser när mötet har avbokats på grund av att mötet anonymiseras direkt är det viktigt att skicka ett meddelande till ungdomen innan man avbokar hen.

För att skicka ett meddelande använder ni de tre prickarna uppe i högra hörnet på bokningen och skapar ett nytt meddelande till ungdomen innan ni avbokar i systemet.

Duplicera digital bokning 

Du kan enkelt kopiera en bokad tid till en annan dag. Gör så här: 

  1. Klicka på det tre prickarna i högra hörnet av bokningen. Klicka sedan på duplicera bokning. Välj därefter det nya datumet och tiden. Klicka på spara. 

  • Observera att mötestiden inte får vara passerad (eftersom allt anonymiseras direkt finns det inget att kopiera efter att besöket varit).  

  • Observera även att det tyvärr inte går att duplicera fysiska tider. 

 

Rutin för meddelanden

Alla meddelanden ska besvaras inom 24 timmar på vardagar. Gå därför in regelbundet och kontrollera dina meddelanden så att nya meddelanden besvaras och tidigare är hanterade.

Håll även koll på den gemensamma inkorgen. Om du ser ett meddelande som verkar ha blivit liggande utan svar, och du tror att det inte kommer att besvaras inom 24 timmar, ta gärna över och svara så att ingen ungdom blir utan återkoppling.

Meddelandekonversationer som inte längre pågår ska avslutas. Det är upp till var och en att bedöma när en konversation är avslutad, men om du inte fått svar under en tid bör den avslutas. När du avslutar en konversation skickas ett meddelande till användaren om att den är avslutad – skriv därför först ett meddelande där du berättar att du tänker avsluta konversationen, vänta några timmar och avsluta sedan i systemet

Ge barnmorska titt-behörighet på din Visiba-kalender

Viktigt! Email notiser måste vara aktiverade för att detta skall fungera. I standardläget är dem aktiverade så har du inte justerat är det korrekt för att Outlookprenumerationen skall fungera. 

Klicka här för att se hur det går till (extern länk till Vimeo).

Eller följ nedan steg för steg guide: 

Kurator - Dela länk 

  • Gå till din kalender i Visiba. 
  • Klicka på de tre prickarna i menyn och välj Prenumerera på kalender.

 

 

 

  • Välj sedan Kopiera länk 

  • Dela länken genom att klistra in den och skickad den till de du vill ska prenumerera på din kalender.

Barnmorska - Prenumerera på kalender från länk 

Nedan steg behöver barnmorskan göra för att få tillgång till din delade kalender: 

  1. Öppna Outlook i webben (kalendern) 

  1. Klicka på "Lägg till kalender" 

  1. Klicka på "Prenumerera via webben" 

  1. Klistra in länken du fått från kuratorn 

  1. Välj vad du vill kalla kalendern, färg och symbol som kommer visas på mötena 

  1. Klicka på "Importera" 

Om barnmorskan sitter med en annan kalender än Outlook finns det instruktioner om hur man prenumererar i ex Google kalender i Visibas hjälpcenter som du hittar här.

Se dina bokningsbara tider i Outlook-kalendern 

För du att som kurator inte bara ska se dina bokade tider utan även dina utlagda tider i din Outlook-kalender behöver även du prenumerera på din Visiba-kalender. Följ därmed instruktionerna för barnmorskan ovan. 

Bra att vara medveten om är att utlagda bokningsbara tider kan dröja upp till 24 timmar innan de syns i Outlook-kalendern medan synkningen mellan bokade och avbokade tider sker direkt. 

Bra att veta

  • Drop-in funktionalitet – skall ej aktiveras utan att ha konsulterat med Storsthlm innan. 

  • Om en ungdom har registrerat ett användarnamn och lösenord och lagt till mobil nummer eller email kan hen inte ändra utan måste ta bort och skapa ett nytt. 

  • Om kuratorn registrerat en bokning på en ungdom (ej bjudit in som gäst) med ungdomens mobilnummer så kommer inte ungdomen själv kunna skapa ett konto med sitt mobilnummer eftersom mobilnumret då är låst till den registrering kuratorn gjorde. 

  • Om kurator avslutar ett pågående digitalt samtal kommer det direkt att anonymiseras. Konsekvensen blir att ungdomen inte kommer att kunna återansluta till samtalet.  

  • Tjänsten kan tillhandahålla formulär innan eller efter ett en bokning samt innan meddelande skickas. I och med anonymiseringen kommer det inte kunna gå att ungdom fyller i formulär efter samtal. 

  • Ungdomen kommer inte att få avbokningsnotiser på grund av att möte anonymiseras direkt om det avbokas. 

Förbättringsförslag

Har du idéer om hur appen kan bli bättre?  Vänligen kontakta oss på e-post: umapp@storsthlm.se. 

Visa cookie-information