2020-11-17

Vi söker en uppdragssekreterare/kvalificerad administratör

Är du intresserad av samhällsutveckling och har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete? Trivs du med att vara spindeln i nätet och att ge kärnverksamheterna bästa möjliga förutsättningar att genomföra sina uppdrag?

En av våra medarbetare går i pension så nu letar vi en uppdragssekreterare för Storsthlm – en samverkansorganisation för länets kommuner.

Om tjänsten

I rollen som uppdragssekreterare har du många interna och externa kontaktytor och arbetar tillsammans med organisationens verksamhetschefer, processledare och kommunikatörer för att skapa goda möten och processer med medlemskommunerna. Du kommer att vara kontaktperson gentemot olika delar av verksamheten, bland annat enheten regional utveckling.

Du ser till att allt praktiskt fungerar och att både mötesledare och mötesdeltagare har tillgång till den information de behöver. Du ser till att ärenden och uppdrag hanteras korrekt i våra verksamhetssystem och följer upp så att ingenting hamnar mellan stolarna. I pandemitider har vi huvudsakligen växlat om till en digital mötesverksamhet och du stöttar mötesledarna med digitala mötesverktyg.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

  • Administrativt stöd till verksamhetschefer och processledare.
  • Bidra till en professionell mötesplats, såväl digital som fysisk.
  • Bidra till en effektiv, genomtänkt och användarvänlig dokument- och ärendehantering.
  • Administration kring strategiska nätverk, styrgrupper och regionala dialoger, till exempel mötesbokningar, kallelser, handlingar och minnesanteckningar.
  • Organisera och kommunicera olika arrangemang, till exempel möten, seminarier, resor.
  • Administration av kontakter och adresser i våra olika system.
  • Vara superuser och intern utbildare för några av våra administrativa verksamhetssystem.
  • Ersätta och komplettera kontorsvärden vid hög arbetsbelastning och frånvaro vad avser beställning av mötesförtäring, café och posthantering.

Storsthlm befinner sig i en spännande och utmanande förändringsresa i att effektivisera arbetssätt och utveckla både arbetsprocesser och system. Som uppdragssekreterare är du med och bygger en ännu effektivare organisation. Dessutom kommer du vara ett viktigt kommunikativt stöd till verksamheterna när allt är på plats. Det är därför viktigt att vara intresserad av att vara med och driva denna digitala förändringsresa.

Du rapporterar direkt till kommunikationschefen och ingår i enheten för kommunikation och processtöd tillsammans med två kommunikatörer, en förbundssekreterare och ytterligare en uppdragssekreterare. Teamet har tydliga ansvarsområden och arbetar flexibelt utifrån verksamhetens behov. Vi stöttar varandra vid arbetstoppar och är prestigelösa med vem som gör vad.

Vem är du?

Vi söker dig med erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna inom offentlig förvaltning (kommun, region eller myndighet). Du är van vid digitala mötesverktyg såsom Microsoft Teams, och är trygg med tekniken, dela presentationer och hålla koll på chatten. Du är en van skribent som kan skriva både minnesanteckningar och protokoll. Du har goda kunskaper i Word, Powerpoint som Adobe Acrobat och vet hur viktigt det är med tillgänglighetsanpassning. Dessutom har du erfarenhet av digital dokument- och ärendehantering.

Du har gymnasiekompetens och gärna någon form av eftergymnasial utbildning. Mycket goda kunskaper i svenska samt mycket god datavana, särskilt i Office-paketets olika delar, är avgörande för att lyckas i rollen.

Du gillar att vara spindeln i nätet och hantera kontakter på olika nivåer. Du är lyhörd, genuint serviceinriktad, kvalitetsmedveten, strukturerad och självgående. Dessutom har du god samarbetsförmåga samt förmåga att prioritera och visa omdöme vid uttalanden, agerande och beslut.

Vad vi erbjuder

Vi erbjuder omväxlande och ansvarsfulla arbetsuppgifter i en roll som är viktig för att Storsthlms verksamhet ska fungera. För dig som gillar att organisera, effektivisera och ge service finns möjlighet att bidra med kompetens och medverka till utveckling av nya arbetssätt och processer – och samtidigt själv utvecklas.

Om verksamheten

Storsthlm är ett förbund som ägs av länets kommuner. Uppdraget är att stärka kommunernas möjligheter att nå sina mål om välfärd och service för medborgarna. Vi underlättar kommunernas samarbete genom att fånga in det regionala perspektivet på kommunala frågor och att leda samverkan för att hitta vägar framåt. Det kan handla om en gemensam gymnasieregion, överenskommelser med Region Stockholm eller samarbeten med myndigheter. På förbundskansliet i centrala Stockholm är närmare 50 personer organiserade i fem enheter; regional utveckling, välfärdsutveckling, kommunikation och processtöd, stab och gymnasieantagningen.

Kontakt

Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta rekryteringskonsult Gabriella Hedlund på Chefspoolen som hjälper oss med denna rekrytering på tel 0709955888.

Ansökan

Välkommen med din ansökan snarast, dock senast 6 december.

Du ansöker via chefspoolen.selänk till annan webbplats