Kontorsvärd

Bild på reception

Din framtida arbetsplats?

Tycker du det är roligt att hjälpa dina medmänniskor och känner du tillfredsställelse när du ger bra och rätt service till andra? Trivs du med att vara ansiktet utåt för en organisation och ha ansvaret för att besökarna känner sig sedda och välkomna? Är du dessutom en duktig administratör och är villig att lära dig nya system? Sök då tjänsten som kontorsvärd hos oss på Storsthlm.

Tycker du det är roligt att hjälpa dina medmänniskor och känner du tillfredsställelse när du ger bra och rätt service till andra? Trivs du med att vara ansiktet utåt för en organisation och ha ansvaret för att besökarna känner sig sedda och välkomna?

Är du en duktig administratör som kan de vanligaste Office-programmen och är villig att lära dig nya digitala system? Sök då tjänsten som kontorsvärd på Storsthlm – en samverkansorganisation för länets kommuner. Vi sitter i ljusa lokaler i Fatburen på Södermalmsallén 36, nära både Södra station och Medborgarplatsen.

Om tjänsten

I rollen som kontorsvärd är du ett stöd för hela arbetsplatsen Storsthlm och har flera externa kontaktytor. Storsthlm har en omfattande konferensverksamhet och du kommer vara ansiktet utåt för våra besökare. Du får stort eget ansvar över hur du planerar dina löpande uppgifter och du kommer uppmuntras att ta egna initiativ till förbättringar och utveckling av våra rutiner och processer.

Du rapporterar direkt till stabschefen och tillhör stabsenheten där även bland annat ekonomi och IT ingår.

Tjänsten är en tillsvidareanställning på 100 %. Vi tillämpar sex månaders provanställning.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Reception
• Möta och hjälpa externa besökare
• Stöd vid konferenser gällande service, förtäring och teknisk utrustning
• Övergripande ansvar för lokalen
• Kontaktperson till leverantörer
• Ansvar för beställningar så som resor, bud, blommor
• Uppdatering av digitala register, exempelvis adressregister, webb och intranät
• Stöd till övriga servicefunktioner som ekonomi, IT och kommunikation

Vem är du?

Vi söker dig som arbetat inom reception eller annan typ av servicefunktion tidigare och har förståelse för vikten av ett gott bemötande och att ge bra och rätt service. Du är uppmärksam och tillmötesgående, har förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar.

Du kommer vara behjälplig vid enklare frågor kopplat till teknik vid konferenser, till exempel problem när en dator ska kopplas till skärm eller en webbkamera. Då behöver du snabbt försöka lösa problemen, visar de sig vara omfattande har organisationen en IT-ansvarig. För att uppskatta uppgiften behöver du vara nyfiken och vilja lära dig ny teknik.

Under stressade situationer kan du fokusera på rätt saker och har ett sätt att arbeta där du har ordning och reda. Du är noggrann och förstår att din roll är en nyckelfunktion där saker inte kan falla mellan stolarna. Du är ett stöd för hela organisationen och i det uppdraget är struktur viktigt.

Du har gymnasieutbildning och goda kunskaper i Office-paketet.

Om oss

Storsthlm är ett förbund som ägs av länets kommuner. Uppdraget är att stärka kommunernas möjligheter att nå sina mål om välfärd och service för medborgarna. Vi underlättar kommunernas samarbete genom att fånga in det regionala perspektivet på kommunala frågor och att leda samverkan för att hitta vägar framåt. Det kan handla om en gemensam gymnasieregion, överenskommelser med Region Stockholm eller samarbeten med myndigheter. På förbundskansliet i centrala Stockholm är närmare 50 personer organiserade i fem enheter; regional utveckling, välfärdsutveckling, kommunikation och processtöd, stab och gymnasieantagningen.

Hur ansöker jag?

Skicka in ditt CV och personliga brev till mailadressen ansokan@storsthlm.se och märk ämnesraden med ”Kontorsvärd”.

Sista ansökningsdagen är 8 april 2020. Intervjuer kommer ske under april månad.

Har du frågor kan du kontakta stabschef Catrin Nilsson på catrin.nilsson@storsthlm.se eller telefon 08-615 94 16.