Logotyp
2018-09-27 | Nyhet

Digitaliserad bygglovsprocess har halverat Norrtäljes handläggningstider

Att digitalisera samhällsbyggnadsprocessen är ett viktigt steg mot ökad service till medborgarna och kortare handläggningstider. Norrtälje har som en av de första kommunerna i landet digitaliserat sin bygglovsprocess.

I Norrtälje är trycket på kommunens bygglovsenhet hög. I kommunen finns bland annat en stor andel fritidsboenden och många vill omvandla sina fritidshus till permanentboende. Det höga trycket var en av anledningarna till att bygglovsprocessen digitaliserades.

Sara Helmersson, bygg- och miljödirektör i Norrtälje, är en av dem som drivit kommunens digitala utvecklingsprocess framåt. Hon menar att medarbetarna har varit viktiga för arbetets framgång:

– Förvaltningens digitaliseringsarbete startade redan 2010 och har på många sätt varit en kulturresa under vilken medarbetarnas digitala mognad har växt. Att just medarbetarna är med på tåget har kanske varit den enskilt största framgångsfaktorn.

Ett första steg på förvaltningen var att skapa ett kvalitetssystem för att kunna följa ärenden och mäta handläggningstider, vilket man snabbt insåg sparade mycket tid. Bygg- och miljöförvaltningen i kommunen handlägger cirka 2 700 bygglovsärenden per år och med en digitaliserad ärendegång har handläggningstiderna i stort sett halverats, från 35 till 17 dagar, vilket motsvarar 18 900 dagar per år. Med en automatiserad handläggning har medarbetarna fått färre slentrianuppgifter och kan numera ägna mer tid åt kundkontakt.

– För att vi ska kunna arbeta med ständig förbättring är återkopplingen från våra kunder särskilt viktig, säger Sara Helmersson.

Även för detta har kommunen låtit bygga ett system som i realtid visar vad kunderna tycker. Synpunkter från kunderna visas på TV-skärmar på kontoret.

– Till en början fanns en rädsla bland medarbetarna att det skulle komma en del negativa kommentarer. Men så blev det inte, tvärtom, kundnöjdheten visade sig vara mycket större än vi trodde, förklarar Sara Helmersson.

En annan effekt av digitaliseringen har varit kommunfullmäktiges beslut om lägre taxor och en återbetalning om 2,5 miljoner kronor, något de kraftigt nedkortade handläggningstiderna möjliggjort. Ett beslut som lär ha ökat kundnöjdheten ytterligare.